Nos clients témoignent

Gestion des paiements fournisseurs, Thomas Trubert nous parle de son expérience

Thomas Trubert
,
Directeur général de Vingtcinq.io

Découvrez le témoignage de notre client et les avantages que lui apporte SEQINO au quotidien. Pour en savoir plus sur nos services, réservez votre démo.

Gestion des paiements fournisseurs, Thomas Trubert nous parle de son expérience
3 H
D'économisées par mois à traiter le processus de paiement des factures fournisseurs
20x
Le ROI de l'utilisation de la plateforme Seqino
Ultra Simple
Le premier constat de Thomas Trubert en utilisant Seqino
Ultra Simple
Entreprise
Vingtcing.io
Localisation
Paris
Employés
10
Secteur d’activité
Edition de logiciels
Clients

Gestion des paiements fournisseurs, Thomas Trubert nous parle de son expérience

Quand on gère une entreprise, quelle que soit sa taille, le temps c’est de l’argent et aucun entrepreneur n’a envie de passer plusieurs heures par mois à trier ses factures. Et pourtant c’est l’expérience que vivent encore à ce jour des milliers de chefs d’entreprises qui sont seuls à la tête de leur business. 


Thomas Trubert, directeur général de l’agence VingtCinq nous a partagé son expérience et nous explique comment la plateforme Seqino l’a aidé dans la simplification de ses paiements fournisseurs. 


Avant Seqino, la gestion des paiements freelances était une vraie galère !

“L’agence VingtCinq existe depuis 2010. Nous accompagnons les TPE PME et grandes entreprises du service et de l’industrie dans le développement d’outils digitaux. Cela va du simple site internet à l’application métier de type CRM, ERP ou solutions Saas.” 


“Aujourd’hui on se différencie par les prouesses technologiques et techniques, et l’accompagnement et l’impact que nous pouvons apporter au sein des projets.”


“Aujourd’hui nous travaillons avec une dizaine de prestataires de type agences de recrutement, prestations de services aux entreprises (nettoyage et entretien des locaux) et agences de communication avec lesquelles on travaille régulièrement. Et comme toute agence, nous faisons de temps en temps appel à des freelances.”


“Avant d’utiliser Seqino, le traitement des factures était vraiment archaïque. Je laissais toutes les factures que je recevais par courrier dans une bannette , et celles que je recevais par mail je les laissais en “non lu” pour les traiter une à une en fin de mois.”


“Je prenais le temps de les scanner avec ma vieille imprimante qui marchait une fois sur deux et plus récemment, j’utilisais l’appareil photo de mon téléphone pour les mettre ensuite dans un drive pour les envoyer à mon comptable après.”


Cela n’a rien d’exceptionnel, de nombreux entrepreneurs doivent consacrer tous les mois plusieurs heures à la gestion de leurs factures. Or, cette tâche est indispensable si l’on souhaite développer et maintenir à flot son entreprise. Il fallait donc une solution qui permette de simplifier la gestion des factures fournisseurs et clients sans avoir à embaucher un comptable. C’est de ce constat qu’est né Seqino, la plateforme qui simplifie la gestion des factures. 


Il était temps de trouver une solution pour gérer au mieux mes factures

“Entre temps, j’ai eu une stagiaire qui avait pour mission de rentrer ces factures sur un fichier Excel avec les éléments des factures. Pendant environ 1 an, j’ai ressaisis toutes les informations des factures sur le fichier Excel, que je lié ensuite aux contrats pour m’assurer que les montants étaient les bons. Ensuite, je devais aller sur ma banque pour ressaisir les montants des factures pour effectuer les virements.”


“Je perdais 2 heures par mois à faire ça. Une perte de temps pour une tâche vraiment inutile. Ca peut vite monter à 1 journée ou 2 si tu as plus de volume 20 à 30 factures par mois.”


“Au delà de ça, tu as une perte de temps et une dégradation de ton image et une certaine frustration aussi. Quand ton fournisseur te relance par mail avec tous tes collaborateurs en copie, pour dire que tu n’as pas payé, cela a plus d’impact que les 2 heures de perdues à traiter les factures. Tu es considéré au sein de ta boite comme un mauvais payeur. Ca m’est arrivé une fois, je peux vous dire que c’est pas agréable comme sensation.”


“Quand tu as oublié de payer un freelance qui t’a relancé une fois, même 2 fois, c’est pas cool. Parce que le freelance, il doit payer ses fins de mois, il galère. Si en plus tu as les moyens de le payer c’est pas cool de faire traîner les choses.”


“Ethiquement, c’est important de payer les freelances et les petites entreprises en tant et en heure. Dans certains cas, payer le jour J peut sauver des entreprises de la faillite.”


Vous l’aurez compris, la gestion des factures n’impacte pas seulement les finances des entreprises, elle joue aussi sur leur image. Un entrepreneur qui tarde à payer ses fournisseurs ne renvoie pas une bonne image. Il peut également perdre la confiance de ses partenaires. 


Embaucher du personnel pour gérer ses factures n’est pas toujours la meilleure solution

Comme beaucoup d’entrepreneurs, Thomas Trubert a embauché du personnel pour déléguer la gestion de ses factures. Mais cela ne s'est pas avéré très productif.


“Pour être plus efficace, j’ai embauché une stagiaire qui m’accompagnait dans ces travaux. Pour les factures, elle mettait 3 fois plus de temps que moi à traiter le processus. Elle ne faisait pas forcément le rapprochement avec les contrats, il fallait qu’elle me demande. Alors que moi j’avais tout en tête. J’allais beaucoup plus vite. Donc quand je te dis 2 heures, c’est pour quelqu’un qui est en prise directe avec l’activité. Sinon la personne met 2 à 3 fois plus de temps.” 


“Si cela avait été une personne expérimentée au sein de l’entreprise, le temps de traitement aurait été tout de même de 2 fois plus de temps, car elle aurait dû me demander systématiquement les informations. 5 minutes de plus sur une facture, c’est rien sur une facture, mais démultiplié par le nombre de factures c’est 1 heure par mois en plus pour ma part. Et dans ma position, tu veux être efficace, donc tu vas vite pour que tu perdes le moins de temps possible. Si ton métier est dédié, tu vas peut-être rescanner la facture… Donc les 2 heures peuvent vite se transformer en demi-journées…”


Qu’est ce que la plateforme Seqino apporte au quotidien ?

Vous vous dites peut-être que Seqino est un énième outil comptable. Mais comme nous l’explique si bien Thomas Trubert dans notre interview, Seqino va plus loin dans la simplification des paiements fournisseurs. Cette plateforme se veut être un outil complet qui centralise la gestion des factures fournisseurs, clients et fait également le lien avec le comptable.  


“Seqino apporte une sérénité car tu es sûr de payer tes fournisseurs en temps et en heure (surtout les petites entreprises auxquelles j’attache de l’importance). Tu es sur d’avoir un suivi pérenne dans le temps et un gain de temps.”


“Tu n’as pas d’erreur possible, quand tu rentres ta facture tous les champs sont repris, donc t’a pas d’erreur d’Iban, pas d’erreur de montant. Donc tu n’as plus besoin de réfléchir. En 1 seconde la validation de la facture est faite. Reste plus qu’à faire le virement. Qui est tout aussi simple car j’ai juste à saisir mes coordonnées bancaires, l’ordre de virement est prérempli.”


“En terme de temps gagné, cela représente aujourd’hui environ 40 heures par an pour le traitement des factures. Rapporté au coût de l’abonnement de la plateforme cela représente un retour sur investissement de 20x (ROI 20x).”


“Seqino c’est une plateforme très ergonomique, simplifiée au maximum, pas de surplus. C’est ultra efficace pour moi en tant que dirigeant de PME et pour les équipes, c’est quand même très pratique. Il y a une vraie ergonomie d’outils et puis au final c’est ultra simple.” 


“Avec la nouvelle fonctionnalité de reconnaissance de caractère, tu gagnes vraiment du temps.”


“Enfin, la partie paiement, via la banque est hyper rassurant. Tout est pré rempli, j’ai pas de saisie à faire juste éventuellement contrôler et encore.”


“C’est rassurant, ergonomique, simplifié. Et un gain de temps qui va en augmentant car les nouvelles fonctionnalités apportent systématiquement un gain de temps et on sent que c’est la volonté d’Seqino de toujours faire gagner plus de temps. Chaque semaine on voit des évolutions qui améliorent l’outil.”


Travailler avec la bonne plateforme de gestion factures

La simplification de la gestion des factures peut offrir de nombreux avantages à votre entreprise, mais vous devez choisir votre fournisseur de logiciels avec soin. Tous les logiciels ne sont pas égaux. Vous ne voulez pas vous retrouver coincé avec un programme qui n'inclut pas toutes les fonctionnalités promises. Et vous ne voulez pas vous engager avec une entreprise qui a un service client médiocre, facture des frais cachés ou ne peut pas protéger vos informations.


Rendre la facturation plus rapide, plus précise et entièrement conforme grâce à une solution qui simplifie la gestion des factures est une stratégie à portée de main pour améliorer l'efficacité et la résilience globales de l'entreprise, sans parler d'un énorme générateur d'économies.


Mais même au-delà de ces avantages, un processus de simplification garantit que les factures sont toujours gérées pendant les périodes chargées ou lorsque les équipes doivent travailler à distance. Non seulement la technologie de gestion des factures permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines, mais elle libère des personnes et des ressources pour mieux les utiliser pour des avantages stratégiques plus rentables.


Seqino contribue à améliorer la productivité en éliminant les données redondantes, en accélérant le cycle facture-paiement et en résolvant les erreurs.


Notre système de traitement des factures vous offre un flux de travail fiable des comptes fournisseurs qui s'adapte à vos besoins et accélère le traitement des factures. Avec Seqino, vous réaliserez une amélioration des paiements des factures dès la configuration du système. Et vous continuerez à voir ces améliorations aussi longtemps que vous utiliserez notre logiciel.


Vous souhaitez en savoir plus ?

Faites le choix d'une plateforme innovante pour simplifier et sécuriser la gestion
et le paiement des factures clients et fournisseurs.